Contracts Administrator

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Administrateur(trice) de contrats

• Faites partie d'un groupe ax sur la scurit qui valorise l'inclusion
• Joignez-vous notre entreprise internationale de premier plan, qui offre de formidables occasions de croissance personnelle et de dveloppement de carrire l'chelle mondiale
• Contrat dure dtermine d'un an bas Montral

Au sujet du poste

Trouver de meilleures faonsMD de fournir les matriaux dont le monde a besoin.

Nous sommes la recherche d'un administrateur ou d'une administratrice de contrats d'exprience qui dirigera et soutiendra les activits d'approvisionnement et de gestion des contrats pour les tudes de D&T et veillera ce que les projets soient excuts en toute scurit, temps et dans le respect du budget, tout en assurant la conformit aux normes de qualit et en protgeant les intrts commerciaux de Rio Tinto.

Principales responsabilits :

• Administrer et superviser le cycle de vie complet des contrats - depuis l'laboration de la stratgie, l'appel d'offres, la ngociation et l'excution jusqu' la clture - conformment la gouvernance de D&T (PM+), aux exigences juridiques, aux normes sectorielles et au droit des contrats.
• laborer, tenir jour et prsenter les plans contractuels des projets (PCP) et les stratgies d'approvisionnement au TEG/BED et d'autres instances de gouvernance, en veillant l'alignement sur les objectifs des projets, la cration de valeur et au respect de la conformit.
• Participer aux runions hebdomadaires des projets, fournir un soutien contractuel, faire le suivi des engagements et assurer l'alignement entre les parties prenantes.
• Prparer et grer la documentation relative aux appels d'offres, y compris les conditions des offres, les propositions et les documents contractuels types, en veillant la cohrence avec les normes juridiques de l'entreprise et les modles approuvs.
• Soutenir l'quipe de projet dans la rdaction, la ngociation et l'administration des contrats, en veillant leur excution dans les dlais et au respect des conditions commerciales.
• Suivre et mettre jour rgulirement le rapport Package Procurement Status Report (PPSR), en veillant l'exactitude des donnes et au respect des dlais pour les livrables techniques, les tapes d'appel d'offres, les phases cls du processus d'approvisionnement et les approbations.
• Assurer la coordination avec le service d'ingnierie et les reprsentants des clients pour suivre les actions en cours dans le cadre du PPSR et contribuer rsoudre les problmes afin de respecter le calendrier.
• Participer l'valuation et la slection des fournisseurs et soutenir les ngociations commerciales afin d'obtenir le meilleur rapport qualit-prix.
• Contrler l'excution des contrats, y compris l'tat d'avancement, les paiements, les carts, les conditions de clture et le suivi des garanties.
• Tenir jour des registres prcis dans les outils de gestion des contrats.
• Fournir une contribution et des conseils stratgiques concernant les risques, les questions de recours hirarchique et le respect des politiques de gouvernance et d'thique en matire d'approvisionnement.

Votre contribution :

• Connaissance approfondie des lois, rglementations et politiques commerciales rgissant les achats et l'administration des contrats
• Matrise du franais et de l'anglais, l'crit et l'oral - ce poste implique une collaboration quotidienne avec des collgues et des partenaires au Qubec et dans le monde entier
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et pour la communication, avec la capacit d'influencer les parties prenantes tous les chelons. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste exigent une collaboration quotidienne avec des collgues, des quipes ou des partenaires bass l'extrieur du Qubec.
• Comptences en matire de rsolution efficace de problmes, jugement sr et capacit grer des questions complexes dans des environnements forte pression
• Solide gestion du temps, souci du dtail et capacit grer plusieurs priorits dans un contexte en volution rapide
• Esprit analytique et solides capacits en matire de calcul et de production de rapports
• Matrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Exprience de SAP, un atout
• Baccalaurat en administration des affaires, droit ou ingnierie, ou combinaison quivalente de formation et d'exprience en administration des contrats
• Au moins 10 ans d'exprience en gestion de l'approvisionnement et des contrats, avec une exposition importante aux projets d'investissement et au cycle de vie complet des contrats
• MBA, un atout

Contracts Administrator

• Be part of a group that is safety driven and values inclusion
• Join our global leading business offering outstanding personal development & global career opportunities
• One year fixed term based in Montreal

About the role

Finding better ways to provide the materials the world needs.

We are seeking an experienced Contract Administrator to lead and support contract management and procurement activities for D&T studies, ensuring project delivery is executed safely, on time, and within budget, while meeting quality standards and protecting the commercial interests of Rio Tinto.

Key Responsibilities:

• Administer and oversee the full lifecycle of contracts - from strategy development, tendering, negotiation, and execution to close-out - in accordance with D&T governance (PM+), legal requirements, industry standards, and contract law.
• Develop, maintain, and present Project Contracting Plans (PCP) and procurement strategies to TEGBED and other governance forums, ensuring alignment with project objectives, value creation, and compliance.
• Participate in weekly project meetings, providing contractual support, tracking commitments, and ensuring alignment across stakeholders.
• Prepare and manage tender documentation, including conditions for bids, proposals, and contract model documents, ensuring consistency with corporate legal standards and approved templates.
• Support the project team in drafting, negotiating, and administering contracts, ensuring timely execution and compliance with commercial terms.
• Track and update the Package Procurement Status Report (PPSR) regularly, ensuring data accuracy and timelines for technical deliverables, bidding stages, procurement milestones, and approvals.
• Coordinate with engineering, and client representatives to follow up on pending actions within the PPSR and help resolve blockers to keep packages on schedule.
• Participate in supplier evaluation and selection and support commercial negotiations to secure best-value outcomes.
• Monitor contract execution, including progress, payments, variations, close-out conditions, and warranty tracking.
• Maintain accurate records in contract management tools
• Provide strategic input and advice regarding risks, escalation issues, and compliance with procurement governance and ethics policies.

What You'll Bring:

• Strong knowledge of commercial laws, regulations, and policies governing purchasing and contract administration
• Fluency in French and English, both written and spoken - this role involves daily collaboration with colleagues and partners across Quebec and globally. Rio Tinto is a global company and the duties of this position require daily collaboration with colleagues, teams, or partners based outside Quebec.
• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to influence stakeholders at all levels
• Effective problem-solving skills, sound judgment, and the ability to manage complex issues in high-pressure environments
• Strong time management, attention to detail, and ability to manage multiple priorities in a fast-paced setting
• Analytical mindset with solid numerical and reporting capabilities
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)
• Experience with SAP is an asset.
• Bachelor's degree in business administration, Law, Engineering, or equivalent combination of education and experience in Contract Administration
• Minimum 10 years of experience in procurement and contract management, with significant exposure to capital projects and the full contract lifecycle
• An MBA is considered a plus

#FR

propos de Rio Tinto

Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des socits minires et des matriaux. Nous sommes tablis dans 35 pays o nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l'aluminium, des minraux critiques et d'autres matriaux ncessaires la transition nergtique mondiale et la prosprit des personnes, des communauts et des nations.

Nous exerons nos activits depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumules au fil des gnrations et sur les diffrents continents. Notre mission - trouver de meilleures faons de fournir les matriaux dont le monde a besoin - nous guide dans notre qute d'innovation et d'amlioration continue, dans le but de fabriquer des produits faibles missions et rpondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons crer des partenariats nous permettant de rsoudre des problmes, de crer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.

About Rio Tinto

Rio Tinto is a leading global mining and materials company. We operate in 35 countries where we produce iron ore, copper, aluminium, critical minerals, and other materials needed for the global energy transition and for people, communities, and nations to thrive.

We have been mining for 150 years and operate with knowledge built up across generations and continents. Our purpose is finding better ways to provide the materials the world needs - striving for innovation and continuous improvement to produce materials with low emissions and to the right environmental, social and governance standards. But we can't do it on our own, so we're focused on creating partnerships to solve problems, create win-win situations and meet opportunities.

Chaque voix compte

Nous sommes dtermins crer un milieu inclusif o les employs se sentent l'aise d'tre eux-mmes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l'impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectes et que les points de vue, aussi varis soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais galement essentiels notre succs. Nous nous traitons mutuellement avec quit et dignit, sans gard la race, au genre, la nationalit, l'origine ethnique, la religion, l'ge, l'orientation sexuelle ou tout autre aspect distinctif.

Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d'Autochtones, de femmes, de membres de la communaut LGBTQ2S+, de travailleurs gs, de personnes handicapes et de reprsentants d'origines diverses.

Every Voice Matters

At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQIA2 community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.

We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome - they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different.