Direction générale / Director General

Job Description
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L'Ordre des administrateurs agrs est l'ordre professionnel vou la gestion et la gouvernance. Les membres de l'Ordre sont des gestionnaires professionnels et portent le titre d'administrateur agr (Adm.A). Multidisciplinaires, ils uvrent dans tous les secteurs de l'activit conomique du Qubec. Les Adm.A. planifient, dirigent et conseillent, ce qui leur confre une vritable expertise en gestion. Ce sont notamment des dirigeants, des gestionnaires et des conseillers experts dans le domaine du management, de la gouvernance, de la gestion immobilire, de la planification financire, de la gestion de projet, de l'administration publique, etc.

Sa mission est d'assurer la protection du public en veillant la qualit du travail et l'intgrit des gestionnaires et des administrateurs membres, tout en inspirant les organisations qubcoises adopter les meilleures pratiques de gestion et de gouvernance. Sa vision est de devenir la rfrence incontournable en gestion et en gouvernance. L'Ordre prne l'excellence et les meilleures pratiques professionnelles et contribue l'amlioration continue des comptences de ses membres.

Ses travaux s'articulent autour de quatre valeurs principales, soit : l'excellence, la pertinence, l'intgrit et l'engagement, et s'appuient sur quatre piliers porteurs d'avenir :

1. Rehausser la reconnaissance du titre Adm.A;

2. Mieux communiquer notre pertinence et notre diffrence;

3. Accrotre le rayonnement de l'Ordre pour acclrer l'acquisition des membres;

4. Crer de la valeur chez les membres.

Description sommaire du poste

Les principes gnraux suivants dirigent les actions de la Direction gnrale de l'Ordre. Elle est la cheffe de la direction de l'organisation et elle agit sous l'autorit du Conseil d'administration qui l'value :

• Assurer l'administration gnrale et courante des affaires de l'Ordre (gestion des oprations, gestion des actifs, gestion des risques et gestion des relations internes et externes);
• Voir la complmentarit et la cohrence des actions avec la prsidence en vue de la ralisation de la mission de l'Ordre et du plan stratgique;
• Assurer un climat de travail positif et mobilisant et une saine gestion des ressources humaines;
• Collaborer activement la gouvernance de l'Ordre, ainsi qu' l'laboration de ses orientations stratgiques;
• tre responsable de la mise en uvre de ces orientations stratgiques par l'laboration de plans d'action annuels et de la mise en uvre des actions dcoulant de la gestion intgre des risques.

Principales tches et responsabilits

Sur le plan de l'administration gnrale et courante des affaires de l'Ordre :

• Veiller, dans les limites de ses fonctions, ce que l'ensemble des activits de l'Ordre soient effectues dans le respect des lois et des rglements applicables et des politiques adoptes par le Conseil d'administration, ainsi que des orientations stratgiques de l'Ordre;
• Veiller ce que les programmes et les services mis en place par l'Ordre soient de la plus haute qualit et qu'ils contribuent l'accomplissement de sa mission premire, soit celle de la protection du public;
• S'assurer que les processus d'affaires et les contrles internes soient suivis et s'assurer de la mise en place de saines pratiques en matire de gestion de risques;
• Travailler en troite collaboration avec le Prsident de l'Ordre, qu'elle assiste dans plusieurs de ses fonctions, selon les modalits convenues entre eux, par exemple : la prparation des ordres du jour des runions du Conseil d'administration, la reprsentation de l'Ordre auprs de parties prenantes, la prparation des documents manant de l'Ordre et destins aux diverses parties prenantes (prises de position, lettres officielles, communiqus de presse, etc.);
• Entretenir une relation privilgie avec le Conseil d'administration en assistant toutes les sances, entre autres en s'assurant que les dossiers qui lui sont transmis sont bien documents;
• S'assurer que les dossiers soient transmis aux administrateurs dans les dlais prescrits;
• Agir titre de membre, de personne-ressource ou d'observateur des comits conformment la Politique de gouvernance des comits;
• Assurer le suivi des comits de l'Ordre de concert avec le Prsident et organiser la reddition de comptes de ces comits auprs du Conseil d'administration;
• Soumettre pour approbation au Conseil d'administration, sur recommandation du comit de gouvernance et des ressources humaines, les politiques de ressources humaines, y compris la structure organisationnelle (macrostructure), le plan des effectifs, les chelles salariales, et s'assurer de les faire appliquer;
• En matire de gestion des ressources financires et matrielles :

• Prparer les prvisions budgtaires annuelles, en collaboration avec le comit d'audit et de finances;
• Analyser les tats financiers rgulirement et informer le Conseil d'administration de l'volution des rsultats de mme que de tout cart important avec les prvisions budgtaires. Le cas chant, communiquer les mesures correctrices apportes;
• Soumettre pour approbation au Conseil d'administration les demandes dont le montant dpasse la limite autorise suivant les politiques financires de l'Ordre;
• S'assurer de la mise en place et du maintien de saines pratiques de gestion financire par l'quipe de l'Ordre.

Sur le plan des orientations stratgiques de l'Ordre et de la gouvernance :

• Participer activement au processus de planification stratgique et en coordonner la ralisation;
• Assurer la mise en uvre du plan stratgique de faon efficace et efficiente :

• En proposant un plan d'action annuel et en mettant en place des indicateurs et un tableau de bord stratgique pour valuer les rsultats et assurer la performance de l'organisation;
• En mettant en place un plan de communication auprs de toutes les parties prenantes, y compris les membres, et ce, aprs adoption du plan par le Conseil d'administration;
• En assurant une gestion proactive des risques financiers, oprationnels et de rputation lis la mise en uvre du plan stratgique;
• En alignant les objectifs oprationnels de l'Ordre avec la planification stratgique et en veillant l'atteinte de ces objectifs.

• Agir comme conseiller auprs du Conseil d'administration et du comit de gouvernance, et ce titre, proposer un cadre de gouvernance et les politiques en dcoulant, le tout en conformit avec les lignes directrices de l'Office des professions;
• Agir comme porte-parole officiel en l'absence du Prsident selon la Politique des communications de l'Ordre.

Sur le plan de la reddition de comptes :

• Coordonner la prparation le rapport annuel de l'Ordre et le soumet au Conseil d'administration pour approbation;
• Rpondre aux exigences de l'Office des professions en matire de reddition de comptes de l'Ordre;
• Faire le rapport de ses activits au Conseil d'administration par le biais de tableaux de bord et de rapports d'activits.

Principaux dfis et priorits du poste

• Poursuivre le dploiement du plan stratgique visant notamment l'accroissement du rayonnement de l'Ordre;
• Faire preuve d'innovation, de proactivit et d'audace en misant sur le dveloppement des affaires, le recrutement de membres et le dveloppement des comptences;
• Mettre en uvre sa capacit de gestion et son leadership transformationnel afin de susciter un haut niveau de collaboration auprs de l'ensemble des parties prenantes et par ses aptitudes grer et structurer le changement et optimiser l'efficacit organisationnelle;
• Dployer ses habilets communicationnelles et relationnelles afin de dvelopper et entretenir des relations professionnelles durables avec les membres.

Habilets et comptences pour exceller dans le rle / profil recherch

Formation et exprience

• Formation universitaire en gestion, en droit ou en administration des affaires;
• Diplme de 2e cycle en gestion ou en administration ou son quivalent;
• Exprience apprciable dans un poste de haute direction;
• Exprience dans la gestion d'un conseil d'administration et de comits;
• Connaissance du systme professionnel et du milieu des affaires (un atout);
• tre administrateur agr (un atout).

Profil de comptences

• Vision stratgique et sens des affaires;
• Leadership transformationnel et mobilisateur;
• Savoir grer le changement;
• Savoir grer les ressources financires;
• Capacit d'analyse et de dveloppement de march;
• Fortes habilets relationnelles dans la gestion des parties prenantes;
• Polyvalence, agilit et innovation;
• Capacit de synthse, prise de dcision et bon jugement;
• Communication persuasive et matrise du franais et de l'anglais;
• Rigueur;
• Autonomie.

Director General

The Ordre des administrateurs agrs is the professional order dedicated to management and governance. Members of the Ordre are professionals who hold the title of Chartered Administrator (C.Adm.). These professionals work in a variety of sectors that make up Quebec's economy. They plan, direct and advise, garnering true expertise and making them leaders and expert advisors in fields such as management, governance, real estate management, financial planning, project management, public administration, and more.

The Ordre's mission is to ensure public protection by ensuring the quality of work and the integrity of its members and administrators, while inspiring Quebec organizations to adopt best management and governance practices. Its vision is to become the leading authority in management and governance. The Ordre advocates for excellence and best practices and contributes to the continuous improvement of its members' competencies.

The Ordre's work is structured around 4 core values: excellence, relevance, integrity, and engagement, and is based on 4 forward-looking pillars:

1. Improve the recognition of the C.Adm. title.

2. Better communicate its relevance and what makes it stand out.

3. Increase the Ordre's reach to accelerate membership acquisition.

4. Create value for members.

Description

The following general principles guide the actions of the Director General of the Ordre. They are the organization's chief officer and act under the authority of the Board of Directors, which evaluates the:

• General and day-to-day administration of the Ordre's affairs (operations management, asset management, risk management, and internal and external relations management).
• Consistency and relevance of actions with the President in mind to evaluate if they uphold the Ordre's mission and strategic plan.
• Ensure a positive and engaging work environment and sound human resources management.
• Actively collaborate in the Ordre's governance and the development of its strategic directions.
• Be responsible for the implementation of these strategic directions through the development of annual action plans and the implementation of actions resulting from integrated risk management.

Responsibilities

In terms of the general and day-to-day administration of the Ordre's affairs:

• Ensure, within the limits of his or her duties, that all of the Ordre's activities are carried out in compliance with applicable laws and regulations, the policies adopted by the Board of Directors, and the Ordre's strategic directions.
• Ensure that the programs and services implemented by the Ordre are of the highest quality and contribute to the fulfillment of its primary mission, namely the protection of the public.
• Ensure that business processes and internal controls are followed and ensure the implementation of sound risk management practices.
• Work in close collaboration with the President of the Ordre, whom you will assist in several of his functions, according to the terms agreed upon, for example: the preparation of meeting agendas of the Board of Directors, the representation of the Ordre with stakeholders, the preparation of documents emanating from the Ordre and intended for various stakeholders (for example official letters, press releases, etc.).
• Maintain a close relationship with the Board of Directors by attending all meetings, including ensuring that the files submitted are well documented.
• Ensure that files are submitted to directors within the prescribed timeframe.
• Act as a member, resource person, or observer of committees in accordance with the Committee Governance Policy.
• Monitor the Ordre's committees in conjunction with the President and organize the reporting of these committees for the Board of Directors.
• Submit human resources policies, including the organizational structure (macrostructure), the staffing plan, and salary scales, to the Board of Directors for approval, upon recommendation from the Governance and Human Resources Committee. Ensure their implementation.

With respect to the management of financial and material resources:

• Prepare annual budget forecasts, in collaboration with the Audit and Finance Committee.
• Analyze financial statements regularly and inform the Board of Directors of performance trends and any significant variances from budget forecasts. If necessary, communicate corrective measures taken.
• Submit requests for approval to the Board of Directors for amounts exceeding the authorized limit in accordance with the Ordre's financial policies.
• Ensure that the Ordre's team implements and maintains sound financial management practices.

Regarding the Ordre's strategic directions and governance:

• Actively participate in the strategic planning process and coordinate its implementation.
• Ensure the effective and efficient implementation of the strategic plan.
• Propose an annual action plan and implement indicators and a strategic dashboard to evaluate results and monitor the organization's performance.
• Implement a communications plan for all stakeholders, including members, after the plan has been adopted by the Board of Directors.
• Proactively manage financial, operational, and reputational risks related to the implementation of the strategic plan.
• Align the Ordre's operational objectives with the strategic plan and ensuring these objectives are achieved.
• Act as an advisor to the Board of Directors and the Governance Committee, and in this capacity, propose a governance framework and the resulting policies, all in accordance with the guidelines of the Office des professions.
• Act as official spokesperson in the absence of the President in accordance with the Ordre's Communications Policy.

Duties related to accountability:

• Coordinate the preparation of the Ordre's annual report and submit it to the Board of Directors for approval.
• Meet the Office des professions' accountability requirements for the Ordre.
• Report on activities to the Board of Directors through dashboards and activity reports.

Main challenges and priorities of position:

• Continue to implement the strategic plan, aimed at increasing the Ordre's impact.
• Demonstrate innovation and proactivity by focusing on business development, member recruitment, and skills development.
• Implement management skills and transformational leadership to foster a high level of collaboration among all stakeholders, through your ability to manage and structure change and optimize organizational effectiveness.
• Use communication and interpersonal skills to develop and maintain lasting professional relationships with members.

Skills and competencies /profile sought:

Education and Experience

• University-level education in management, law, or business administration.
• Postgraduate degree in management, administration or equivalent.
• Significant experience in a senior management position.
• Experience managing a Board of Directors and committees.
• Chartered administrator designation is an asset.

Skills

• Strategic vision and business acumen.
• Transformational and mobilizing leadership.
• Ability to manage change.
• Ability to manage financial resources.
• Analytical with interpersonal skills in stakeholder management; market development skills.
• Versatility, agility, and innovation.
• Ability to summarize points and make decisions; have sound judgment.
• Mastery of both the French and English languages, the ability to have fluid communication in both.
• Rigorous and autonomous.