Temporary Full-Time (1.0) Clerical and Billing Supervisor, Medical Imaging (until September 4, 2026) / Superviseure du personnel de bureau et de la facturation, imagerie médicale - poste temporaire à temps plein (1,0) (jusqu'au 4 septembre 2026)

Compensation Pay Range:
$46.54-$54.74

Job Description:
Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that's provided where, when, and how it is needed. CHEO's Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children's health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada's Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

This position provides support and supervision of the Clerical and Billing team and oversight of the Department's operations. This includes staffing, scheduling, managing patient related inquiries and ensuring all financial processes and reporting are being followed.

Responsibilities:

• Supervise clerical and billing team members. Provide training and guidance on a daily basis.
• Post jobs, conduct interviews, and hire PSCs to fill the positions in Medical Imaging.
• Create orientation plans for new hires and monitor their progress and performance.
• Schedule and facilitate regular team meetings and huddles providing support to the team with their concerns.
• Work closely with the Medical Imaging Patient Care Leadership Team (PCLT) and to ensure optimal operations of diagnostic and procedural services.
• Ensure registration and scheduling teams are scheduled optimally and resourced appropriately.
• Assist the team with resolving any issues escalated by staff, providers, patients or caregivers.
• Liaise with community providers when appropriate.
• Ensure patient schedules in Medical Imaging are maximized across all modalities (Xray, CT, IR, MRI, Ultrasound, Nuclear Medicine). This includes ensuring that those modalities with high waitlists do not have any gaps in scheduling and the most urgent and appropriate patients are being scheduled.
• Monitor no-show and cancellation rates of diagnostic and procedural visits and implement mitigation strategies when appropriate.
• Respond to patient concerns related to scheduling, privacy and access to services in MI.
• Support team with just-in-time management of workload as well as ongoing review of workload to ensure essential tasks are being managed within targeted timeframes.
• Work closely with CHEO Finance Department and clerical staff to ensure all accounts are in good standing.
• Submit reporting for wait times to ensure compliance associated with MRI Wait Times funding.
• Conduct analysis of billing to ensure we are maximizing the available billing for each modality.
• Develop billing standards for new procedures and diagnostics in MI in accordance with the schedule of benefits.
• Support CHEO's continuous quality improvement process by working with staff and medical staff within MI and CHEO to improve access to imaging for patients in our community.
• Respond to MI safety events related to scheduling, registration, privacy.
• Assist the Director, Medical Imaging and Chief of Medical Imaging with special projects and other responsibilities as required.

Qualifications

• Criminal Record Check (Essential)
• Minimum of a 2-year Diploma in Finance, Health Administration, Business Administration or a related field. (Essential)
• Master of Health Administration (Preferred)
• Minimum of three (3) years in hospital operations or relevant experience (Essential)
• Bilingualism (English/French) (Preferred)
• Experience in supervision (Essential)
• Experience in working in a healthcare organization (Essential)
• Experience in using Medical Imaging software and systems (Preferred)
• Demonstrated knowledge of accounting principles (Essential)
• Demonstrated ability to handle matters in a diplomatic and confidential manner (Essential)
• Demonstrated ability to work collaboratively in supervision of a team and work well independently (Essential)
• Demonstrated strong organizational skills in setting and meeting priorities (Essential)
• Demonstrated excellent computer skills in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, etc.) (Essential)
• Demonstrated strong verbal and written communication skills (Essential)
• Demonstrated accuracy and attention to detail (Essential)
• Demonstrated analyzing skills and problem solving skills (Essential)
• Demonstrated ability to adjust priorities and flexibly approach to work demands (Essential)
• Demonstrated ability to take initiatives and bring forward new ideas and processes (Essential)
• Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety (Essential)

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday, veuillez postuler cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu' ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. Le CHEO rend galement hommage l'ensemble des Premires Nations, des Inuit et des Mtis, de mme qu' leurs prcieuses contributions, passes et prsentes, ce territoire.

Le CHEO est l'un des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est pass d'un hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l'excellence dans les soins cliniques, la recherche et l'ducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires, et ce, de manire et aux endroits appropris. L'Institut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada, et s'est class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes d'affile. Pour la dixime anne conscutive, les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l'un des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l'est de l'Ontario, de l'ouest du Qubec, du Nunavut et du nord de l'Ontario.

La personne titulaire de ce poste assure le soutien et la supervision de l'quipe du personnel de bureau et de facturation et supervise les activits du service. Elle s'occupe de la dotation en personnel, de la planification des horaires ainsi que de la gestion des demandes de renseignements lies aux patients, et veille au respect de tous les processus financiers et de production de rapports.

Responsabilits :

• Superviser les membres de l'quipe du personnel de bureau et de facturation. Donner de la formation et des conseils quotidiennement.
• Publier des offres d'emploi, mener des entrevues et embaucher des commis au service des patients (CSP) pour pourvoir les postes en imagerie mdicale (IM).
• Crer des plans d'orientation pour les nouveaux membres du personnel et surveiller leurs progrs et leur rendement.
• Planifier et animer rgulirement des runions et des caucus d'quipe pour rpondre aux proccupations des membres.
• Travailler en troite collaboration avec l'quipe de direction des soins aux patients en imagerie mdicale et garantir le fonctionnement optimal des services de diagnostic et d'intervention.
• Veiller ce que les heures de travail des quipes responsables de l'inscription et de planification des rendez-vous soient optimales et ce que ces quipes disposent des ressources appropries.
• Aider l'quipe rsoudre les problmes signals par le personnel, les fournisseurs, les patients ou les prestataires de soins.
• Assurer la liaison avec les prestataires de services communautaires, s'il y a lieu.
• S'assurer que les horaires des patients en imagerie mdicale sont optimiss pour toutes les modalits (rayons X, tomographie, IR, IRM, chographie, mdecine nuclaire). Il faut notamment veiller ce que les modalits pour lesquelles il y a de longues listes d'attente n'aient pas de plages horaires vides et ce que les patients appropris et ncessitant une prise en charge urgente soient inscrits l'horaire.
• Surveiller les taux d'absence et d'annulation de visites de diagnostic et d'intervention et mettre en uvre des stratgies d'attnuation, au besoin.
• Rpondre aux proccupations des patients concernant les horaires de rendez-vous, la confidentialit et l'accs aux services en IM.
• Soutenir l'quipe en assurant la gestion juste--temps de la charge de travail ainsi que l'examen continu de celle-ci pour s'assurer que les tches essentielles sont gres dans les dlais prvus.
• Travailler en troite collaboration avec le service des finances et le personnel de bureau du CHEO pour s'assurer que tous les comptes sont en rgle.
• Prsenter des rapports sur les temps d'attente pour assurer la conformit associe au financement des temps d'attente pour l'IRM.
• Analyser les factures pour s'assurer que nous maximisons la facturation disponible pour chaque modalit.
• laborer des normes de facturation pour les nouvelles interventions et les nouveaux diagnostics en IM conformment au calendrier des prestations.
• Soutenir le processus d'amlioration continue de la qualit du CHEO en collaborant avec les employs et le personnel mdical de l'IM et du CHEO afin d'amliorer l'accs l'imagerie pour les patients de notre communaut.
• Rpondre aux incidents de scurit de l'IM lis l'horaire, l'inscription et la confidentialit.
• Aider la directrice et chef de l'imagerie mdicale raliser des projets spciaux et assumer d'autres responsabilits, au besoin.

Comptences

• Vrification du casier judiciaire (essentiel)
• Diplme d'un programme d'au moins deux ans en finances, en administration de la sant, en administration des affaires ou dans un domaine connexe. (essentielle)
• Matrise en administration de la sant (un atout)
• Au moins trois ans d'exprience dans le domaine des activits hospitalires ou d'exprience pertinente (essentiel)
• Bilinguisme (anglais et franais) (souhaitable)
• Exprience de supervision (essentiel)
• Exprience professionnelle dans un environnement de soins de sant (essentiel)
• Exprience de l'utilisation de logiciels et de systmes d'imagerie mdicale (un atout)
• Connaissance des principes comptables (essentiel)
• Capacit de traiter les questions de faon diplomatique et confidentielle (essentiel)
• Capacit dmontre de travailler en collaboration la supervision d'une quipe et de bien travailler de faon autonome (essentiel)
• Grand sens de l'organisation pour tablir les priorits et les respecter (essentiel)
• Excellentes comptences en informatique avec la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, etc.) (essentiel)
• Fortes comptences en communication orale et crite (essentiel)
• Minutie et souci de l'exactitude (essentiel)
• Comptences dmontres en relations interpersonnelles et en rsolution de problme (essentiel)
• Capacit de revoir les priorits et d'adopter une approche souple face aux exigences de travail (essentiel)
• Capacit de prendre des initiatives et de proposer de nouvelles ides et de nouveaux processus (essentiel)
• Connaissance pratique des lois applicables en matire de sant et de scurit au travail; connaissance gnrale des politiques et procdures de l'entreprise et des diffrents services en ce qui concerne la sant et la scurit (essentiel)

partir du 29 mars 2021, CHEO mnera un processus de prslection et d'valuation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels qu'un test crit, un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen d'une valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d'embauche.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines TalentAcquisition@cheo.on.ca Tous les renseignements reus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur l'accessibilit pour les personnes handicapes de l'Ontario.

CHEO s'engage offrir un environnement scuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement, tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu'ils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de l'embauche, la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie, ou la prsentation de documents justificatifs d'une contre-indication mdicale valide ou d'une autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.