Project Manager, Smart Pump (IV) Implementation- Temporary, Full-Time (1.0) (Until March 2026) / Gestionnaire de projet, Mise en œuvre d'une pompe intelligente (IV)- Temporaire à temps plein (1.0) (jusqu'en mars 2026)

Compensation Pay Range:
$50.26-$59.13

Job Description:
If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that's provided where, when, and how it is needed. CHEO's Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children's health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada's Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Project Manager, Smart Pump Implementation, will oversee the implementation of a new fleet of IV Smart pumps or infusion pumps with a Drug Error Reduction System (DERS), including seamless integration with the Electronic Health Record (EHR) system. This role will work in a matrixed reporting environment reporting into the Manager, Corporate Project Management and Performance team and working closely with the Directors in Clinical Engineering, Nursing Practice, Education& CNIO and Pharmacy. The successful candidate will manage project timelines, resources, stakeholder engagement, and system validation to drive project success. A strong understanding of Clinical Engineering principles and best practices is essential to facilitate the integration of medical devices into the hospital infrastructure. This role will be critical in enhancing patient safety, improving workflow efficiency, and optimizing the medication administration processes including seamless implementation of drug libraries in Pharmacy and work closely with Nursing to provide comprehensive training to users prior to, during, and after deployment.

The ideal candidate will have demonstrated experience in project management, excellent communication skills (both verbal and written), strong presentation and networking abilities, and proven success in partnership development. This role requires cross-functional collaboration between Clinical Engineering, Nursing, Pharmacy, IT, and external vendors to ensure a smooth deployment, compliance with regulatory standards, and optimization of patient safety.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Integrate and coordinate all project plans to create consistent, coherent documents used to guide both project execution and project control. Includes planning, estimating, and scheduling the defined work and ensuring the work is authorized.
• Lead the end-to-end implementation of infusion pumps with DERS. Facilitate collaboration for the integration of the IV pumps into EPIC electronic health record (EHR) system.
• Identify key stakeholders and establish a multidisciplinary IV project core team. Arrange and facilitate regular meetings for the core team to ensure alignment, address challenges, and drive project success.
• Carry out project plans. Coordinate and direct the various technical and organizational interfaces.
• Manage strong healthy relationships with internal and external stakeholders, ensuring that project delivery expectations are clearly defined and met.
• Coordinate changes across an entire project (i.e., influence the factors that create change to ensure that the change is agreed upon; determine that a change has occurred; and manage the actual change when and as it occurs).
• Develop a written scope statement as the basis for future project decisions. Subdivide the major project deliverables into smaller, more manageable components. Formalize acceptance of the project scope. Control changes to the project scope.
• Identify the specific activities that must be performed to produce the various project deliverables. Identify and document interactivity dependencies. Estimate the number of work periods that will be needed to complete the individual activities. Analyze activity sequences, activity durations, and resource requirements to create the project schedule. Control changes to the project schedule.
• Determine resources (e.g., people, equipment, materials) and quantities required to perform activities. Develop an estimated approximation of the costs of the project. Allocate the overall cost estimate to individual work activities. Control changes to the project budget.
• Identify which quality standards are relevant to the project and determine how to satisfy them. Evaluate overall project performance on a regular basis to provide confidence that the project will satisfy the relevant quality standards. Monitor specific project results to determine if they comply with relevant quality standards and identify ways to eliminate causes of unsatisfactory performance.
• Identify, document, and assign project roles, responsibilities, and reporting relationships. Obtain the human resources needed assigned to and working on the project. Develop individual and group competencies to enhance project performance.
• Determine the information and communications needed by the stakeholders (e.g., who needs what information, when they need it, and how it will be given to them). Ensure needed information is available to project stakeholders in a timely manner. Collect and disseminate performance information (e.g., status reporting, progress measurement, and forecasting). Generate, gather, and disseminate information to formalize a phase or project completion.
• Decide how to approach and plan the risk management activities for a project. Determine which risks might affect the project and document their characteristics. Perform a qualitative analysis of risks and conditions to prioritize their effects on project objectives. Measure the probability and consequence of risks and estimate their implications for project objectives. Develop procedures and techniques to enhance opportunities and reduce threats to the project's objectives. Monitor residual risks, identify new risks, execute risk reduction plans, and evaluate their effectiveness throughout the project life cycle.
• Ensure that employees are provided with and use the appropriate training and/or procedures, equipment, material to perform assigned duties.
• Ensure that all employees perform work in accordance with the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO Corporate/Departmental policies and procedures. Ensure that appropriate action is recommended for those employees who do not work in compliance with the Act.
• Coordinate and manage implementation of strategic directions and priorities.
• Develops and delivers presentations, reports, proposals, briefing notes, or other as needed.
• Supports the development of evaluation frameworks and surveys.
• Plans stakeholder events and consultations.
• Works with Administrative Assistant to provide a range of administrative support for meetings.
• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• University degree in Biomedical or Clinical Engineering or related field (Essential)
• Master's Degree in Engineering (Preferred)
• Project Management Professional (PMP) Certification by a recognized organization (Preferred)
• Minimum of five (5) years of experience in managing general/corporate projects (Essential)
• Minimum of three (3) years in managing healthcare technology projects (Essential)
• Experience with infusion pump implementations or Electronic Health Record (EHR) integrations (Preferred)
• Experience in a health care setting (Essential)
• Strong knowledge of the EPIC Electronic Health Record System (EHR) and smart pump technology (Essential)
• Solid understanding of Clinical Engineering principles, including medical device lifecycle management, regulatory compliance, and equipment integration (Essential)
• Demonstrated experience leading healthcare technology implementation (Essential)
• Data management, including advance use of Office 365 and Sharepoint (Essential)
• Ability to foster effective communication and collaboration to achieve project objectives (Essential)
• Ability to deal effectively with internal and external stakeholders (Essential)
• Exceptional organizational skills to ensure all project components are well-coordinated and deadlines are consistently met (Essential)
• Ability to deliver clear and impactful project updates and presentations to stakeholders (Essential)
• Ability to adjust project plans and strategies in response to changes or unforeseen challenges (Essential)
• Criminal Record Check (Level 1) (Essential)
• Bilingualism (French/English) (Preferred)

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday, veuillez postuler cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Pour postuler avec succs ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu' ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. Le CHEO rend galement hommage l'ensemble des Premires Nations, des Inuit et des Mtis, de mme qu' leurs prcieuses contributions, passes et prsentes, ce territoire.

Le CHEO est l'un des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est pass d'un hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l'excellence dans les soins cliniques, la recherche et l'ducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires, et ce, de manire et aux endroits appropris. L'Institut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada, et s'est class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes d'affile. Pour la dixime anne conscutive, les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l'un des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l'est de l'Ontario, de l'ouest du Qubec, du Nunavut et du nord de l'Ontario.

RSUM DES FONCTIONS

La ou le gestionnaire de projet, Mise en uvre d'une pompe intelligente, supervisera la mise en uvre d'un nouveau parc de pompes intelligentes IV ou de pompes perfusion avec un logiciel de rduction des erreurs de dose (DERS), y compris l'intgration transparente au systme de dossiers de sant lectronique (DSE). La personne titulaire de ce poste travaillera dans un environnement matriciel de production de rapports relevant de la ou du gestionnaire, Rendement et gestion de projet d'entreprise, et travaillera en troite collaboration avec les directeurs et directrices en ingnierie clinique, pratique infirmire, ducation et CNIO et pharmacie. La personne retenue grera l'chancier du projet, les ressources, la mobilisation des parties prenantes et la validation du systme pour favoriser la russite du projet. Une solide comprhension des principes et des meilleures pratiques d'ingnierie clinique est essentielle pour faciliter l'intgration des dispositifs mdicaux dans l'infrastructure de l'hpital. Ce rle sera essentiel pour amliorer la scurit des patientes et patients, amliorer l'efficacit du flux de travail et optimiser les processus d'administration des mdicaments, y compris la mise en uvre transparente des bibliothques pharmaceutiques en pharmacie et travailler en troite collaboration avec les soins infirmiers afin d'offrir une formation complte aux utilisateurs et utilisatrices avant, pendant et aprs le dploiement.

La personne idale pour ce poste possdera une exprience manifeste en gestion de projets, d'excellentes comptences en communication ( l'oral et l'crit), de bonnes comptences en prsentation et en rseautage ainsi qu'un dossier de ralisations en tablissement de partenariats. Ce poste ncessite une collaboration interfonctionnelle entre les services d'ingnierie clinique, de soins infirmiers, de pharmacie, des TI et des fournisseurs externes afin d'assurer un dploiement en douceur, le respect des normes rglementaires et l'optimisation de la scurit des patients et patientes.

PRINCIPALES RESPONSABILITS

• Intgrer et coordonner tous les plans lis au projet dans le but de crer des documents cohrents qui serviront guider la fois l'excution du projet et le contrle du projet. Cela comprend la planification, l'estimation et l'laboration du calendrier des travaux dfinis et la confirmation de l'approbation des travaux.
• Diriger la mise en uvre de bout en bout des pompes perfusion avec le DERS. Faciliter la collaboration pour l'intgration des pompes IV dans le systme de dossiers de sant lectronique (DSE) d'EPIC.
• Identifier les principales parties prenantes et tablir une quipe de base multidisciplinaire pour le projet IV. Organiser et animer des runions rgulires pour l'quipe de base afin d'assurer l'harmonisation, de relever les dfis et de favoriser la russite du projet.
• Excuter les plans de projet. Coordonner et diriger les interfaces techniques et organisationnelles.
• Entretenir des relations saines et fortes avec les parties prenantes l'interne et l'externe, en veillant ce que les attentes lies la ralisation du projet soient clairement dfinies et satisfaites.
• Coordonner les changements applicables l'ensemble du projet (c'est--dire, avoir une incidence sur les facteurs vecteurs de changement afin de s'assurer que les changements sont convenus; dterminer si un changement a eu lieu; et grer le changement si et quand il survient).
• Rdiger un nonc de porte de projet qui servira de fondement aux dcisions venir concernant le projet. Subdiviser les principaux produits livrables du projet en des composantes plus petites et faciles grer. Officialiser l'approbation de la porte du projet. Avoir la matrise des changements apports la porte du projet.
• Dterminer les activits particulires qui doivent tre ralises pour produire les divers produits livrables du projet. Cerner et documenter les dpendances entre les activits. Estimer le nombre de priodes de travail qui seront ncessaires pour effectuer les activits sparment. Analyser les squences d'activits, la dure des activits et les besoins en ressources pour crer le calendrier du projet. Avoir la matrise des changements apports au calendrier du projet.
• Dterminer les ressources (p. ex., personnes, quipement, matriel) et les quantits ncessaires pour effectuer les activits. tablir une estimation approximative des cots du projet. Attribuer les cots estims pour la totalit des travaux toutes les activits individuellement. Avoir la matrise des changements apports au budget du projet.
• Dterminer quelles normes de qualit sont applicables au projet et comment les satisfaire. valuer rgulirement le rendement global du projet afin de s'assurer qu'il satisfait aux normes de qualit applicables. Assurer le suivi des rsultats spcifiques du projet afin de vrifier qu'ils sont conformes aux normes de qualit applicables et de trouver des moyens d'liminer les causes du rendement insatisfaisant.
• Dfinir, documenter et attribuer les rles, les responsabilits et les rapports hirarchiques dans le cadre d'un projet donn. Obtenir les ressources humaines ncessaires affectes au projet et y travailler. Dvelopper les comptences individuelles et collectives pour amliorer le rendement du projet.
• Identifier les renseignements et les communications dont les parties prenantes ont besoin (p. ex., qui a besoin de quelle information, quand en ont-elles besoin et comment elle leur sera fournie). Veiller ce que les renseignements ncessaires soient mis la disposition des parties prenantes du projet au moment opportun. Recueillir et diffuser les renseignements lis au rendement (par exemple, des rapports d'avancement, des mesures de progrs et des prvisions). Gnrer, recueillir et diffuser des renseignements afin d'officialiser l'achvement d'une phase ou d'un projet.
• Dcider de la faon d'aborder et de planifier les activits de gestion des risques pour un projet. Cerner les risques qui pourraient nuire au projet et en documenter les caractristiques. Effectuer une analyse qualitative des risques et des conditions dans le but d'tablir un ordre de priorit de leurs effets sur les objectifs du projet. valuer la probabilit et les consquences des risques et estimer leur incidence sur les objectifs du projet. Mettre sur pied des procdures et des techniques visant accrotre les possibilits et rduire les menaces en lien avec les objectifs du projet. Effectuer un suivi des risques rsiduels, identifier les nouveaux risques, excuter les plans de rduction des risques et valuer leur efficacit tout au long du cycle de vie du projet.
• Veiller ce que le personnel ait accs la formation, aux procdures, l'quipement et au matriel appropris pour effectuer les tches qui lui sont attribues et ce qu'il utilise ces derniers.
• S'assurer que tous les employs effectuent leur travail conformment la Loi sur la sant et la scurit au travail et aux rglements connexes, ainsi qu' toutes les politiques et procdures d'entreprise et de services du CHEO. Veiller ce que des mesures appropries soient recommandes pour les employ.e.s qui ne respectent pas la Loi.
• Coordonner et grer la mise en uvre des orientations et priorits stratgiques.
• Raliser et livrer des prsentations, des rapports, des propositions, des notes d'information ou tout autre produit ncessaire.
• Aider l'laboration de cadres et de sondages d'valuation.
• Planifier les activits et les consultations auprs des parties prenantes.
• Collaborer avec l'adjointe ou adjoint administratif pour fournir un ventail de soutien administratif aux runions.
• Effectuer des tches connexes assignes par la personne responsable de la supervision.

QUALIFICATIONS

• Diplme universitaire en ingnierie biomdicale ou clinique ou dans un domaine connexe (essentiel)
• tre titulaire d'une matrise en ingnierie (un atout)
• Accrditation professionnelle en gestion de projet par un organisme reconnu (un atout)
• Au moins cinq (5) ans d'exprience en gestion de projets gnraux ou d'entreprise. (essentiel)
• Au moins trois (3) ans d'exprience en gestion de projets relatifs aux technologies mdicales (essentiel)
• Exprience de la mise en uvre de pompes perfusion ou de l'intgration du dossier de sant lectronique (DSE) (un atout)
• Exprience dans un environnement mdical (essentiel)
• Solide connaissance du systme de dossiers de sant lectroniques (DSE) d'EPIC et de la technologie des pompes intelligentes (essentiel)
• Solide comprhension des principes d'ingnierie clinique, y compris la gestion du cycle de vie des appareils mdicaux, la conformit rglementaire et l'intgration des quipements (essentiel)
• Exprience confirme de la mise en uvre de technologies mdicales (essentiel)
• Gestion des donnes, y compris l'utilisation des fonctions avances d'Office 365 et de Sharepoint (essentiel)
• Capacit de favoriser une communication et une collaboration efficaces pour atteindre les objectifs des projets (essentiel)
• Habilet traiter efficacement avec les parties prenantes l'interne et l'externe (essentiel)
• Comptences organisationnelles exceptionnelles pour veiller ce que toutes les composantes des projets soient bien coordonnes et les dlais, toujours respects (essentiel)
• Capacit de prsenter aux parties prenantes des mises jour et des prsentations claires et percutantes sur les projets (essentiel)
• Capacit d'ajuster les plans et les stratgies de projet en fonction de changements ou des difficults imprvus (essentiel)
• Vrification du casier judiciaire de niveau 1 (essentiel)
• Bilinguisme (franais et anglais) (un atout)

partir du 29 mars 2021, CHEO mnera un processus de prslection et d'valuation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels qu'un test crit, un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen d'une valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d'embauche.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines TalentAcquisition@cheo.on.ca Tous les renseignements reus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur l'accessibilit pour les personnes handicapes de l'Ontario.

CHEO s'engage offrir un environnement scuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement, tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu'ils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de l'embauche, la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie, ou la prsentation de documents justificatifs d'une contre-indication mdicale valide ou d'une autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.